Zaalsport Apeldoorn

Vereniging Zaaltrimmen in Zevenhuizen en Ugchelen

Huishoudelijk Reglement van de Vereniging

Zaaltrimmen in Zevenhuizen oktober 2012 

 

1. Algemene bepalingen.

a. De grondslag van de vereniging wordt gevormd door de statuten van de vereniging. Dit huishoudelijk reglement is opgesteld op grond van artikel 22 en 25 van de statuten.

b. Dit huishoudelijk reglement legt regels vast voor de praktische uitvoering van de bepalingen, die zijn opgenomen in de statuten; sommige artikelen worden in dit reglement nader uitgewerkt. Verder regelt dit reglement alles, wat nadere regeling vereist.

Waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur, dan wel de Algemene Vergadering.

Dit huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten, die strijdig zijn met de statuten.

 2. Naam.

Statutair luidt de naam van de vereniging: Vereniging Zaaltrimmen in Zevenhuizen.
In de loop van het bestaan van de vereniging is deze uitgebreid met een afdeling in Ugchelen. Ter wille van de herkenbaarheid wordt bij ledenwerving en vergaderingen de naam: Zaalsport Apeldoorn gebruikt, op officiële stukken de statutaire naamDe internet site van de vereniging is toegankelijk via www.zaalsportapeldoorn.nl

 

3. Leden.

a. Aspirant leden kunnen ter kennismaking twee trainingen kosteloos volgen.

b. Daadwerkelijk lid kunnen worden is afhankelijk van het bestaan van een wachtlijst voor het betreffende uur en de locatie. Het adspirant lid kan op zijn/haar verzoek op deze lijst worden geplaatst. Wanneer het aspirant lid besluit om lid te worden, gaat het lidmaatschap in tegelijk met de datum, waarop de voor hem/haar derde training plaatsvindt. Wanneer een aspirant lid besluit om lid te worden, moet een inschrijfformulier worden ingevuld en ingeleverd bij de trainer of contactpersoon. Deze zorgt ervoor, dat dit formulier wordt doorgezonden naar de penningmeester. Een inschrijfformulier kan worden gedownload via de website www.zaalsportapeldoorn.nl. Inzenden kan per e-mail aan de penningmeester.

c. De penningmeester verstuurt aan het lid een welkomstbrief met daarin informatie over de verschuldigde contributie.

d. Opzeggen van het lidmaatschap moet plaatsvinden minimaal één kalendermaand vóór de ingangsdatum van de nieuwe periode.

e. Het opzeggen kan zowel schriftelijk als telefonisch als per e-mail bij de penningmeester.



4. Contributie.

a. De contributie is verschuldigd per periode van het verenigingsjaar. De perioden zijn 1 september tot en met 31 december, 1 januari tot en met 31 maart en 1 april tot en met 30 juni. De leden zijn over de maanden juli en augustus geen contributie verschuldigd.

b. De contributie kan worden voldaan door automatische incasso. Deze vindt telkens plaats in de derde week van de maanden september, januari en april van het verenigingsjaar. Hiervoor is afgifte van een machtiging vereist. Blanco machtigings-formulieren zijn verkrijgbaar bij de trainer of contactpersoon. Deze zorgt voor doorzending aan de penningmeester.Het formulier kan ook gedownload worden op www.zaalsportapeldoorn.nl. Inzenden kan per e-mail aan de penningmeester.

c. Bij aanvang van het lidmaatschap in de loop van een periode, is een evenredig deel van de contributie over drie maanden verschuldigd.

d. Wanneer een nieuw lid een machtiging afgeeft voor automatische incasso, wordt de verschuldigde contributie over een gedeelte van de periode, gelijktijdig geïncasseerd met de contributie over de volledige eerstkomende periode. Deze mededeling is opgenomen in de tekst van de machtiging. In de onder 3c genoemde welkomstbrief wordt deze mededeling  herhaald. Om praktische redenen kan hiervan worden afgeweken en kan aan het lid worden gevraagd de contributie over deze periode met een eigen opdracht te voldoen.

e. Wanneer een lid niet kiest voor automatische incasso, stuurt de penningmeester, uiterlijk twee weken na aanmelding of twee weken vóór ingang van elke periode, een uitnodiging om de contributie te voldoen.

f. Als betaaltermijn geldt één kalendermaand. De uiterste betaaldatum wordt in de betalingsuitnodiging vermeld.

g. Wanneer de contributie na het verstrijken van de betaaltermijn nog niet is voldaan, verstuurt de penningmeester een herinnering, met het verzoek alsnog binnen 14 dagen te betalen. In deze herinnering wordt medegedeeld, dat het verschuldigde bedrag is verhoogd met onkosten. De hoogte van de onkosten wordt vastgesteld door de Algemene Vergadering.

h. Wanneer de contributie na deze 14 dagen nog niet is voldaan verstuurt de penningmeester een tweede herinnering met het verzoek binnen 7 dagen te betalen. In deze herinnering wordt medegedeeld dat het verschuldigde bedrag wederom is verhoogd met onkosten. De hoogte van de onkosten wordt vastgesteld door de Algemene Vergadering

i. Wanneer betaling uitblijft treedt art 8 c. van de statuten in werking ( opzegging van het lidmaatschap door de vereniging).

j. Over deze opzegging beslist het bestuur in de eerstvolgende bestuursvergadering ná het verstrijken van de in lid h. genoemde termijn van 7 dagen.

k. Bij opzeggen van het lidmaatschap is de volledige contributie over de lopende periode verschuldigd.

l. Een lid krijgt in geval van langdurig ziek/geblesseerd zijn de contributie terug. De lopende periode blijft verschuldigd, m.i.v. de nieuwe periode krijgt het lid de contributie terug. Vanaf het herstelmoment is een evenredig deel over de lopende periode verschuldigd.

 

5. Bestuur.

 a. Het bestuur kent de volgende functies:

- voorzitter

- secretaris

- penningmeester

- ledenadministrateur

- verzorging public relations en ledenwerving

- verzorging representatie

b. Om praktische redenen kunnen functies worden gecombineerd.

c. Elk bestuurslid is voor een termijn van twee jaar gekozen. De secretaris houdt een rooster bij, waaruit blijkt wanneer een bestuurslid aftreedt.

d. Om voortgangscontrole te hebben op de taken, die het bestuur heeft, wordt een actiepuntenlijst door de secretaris bijgehouden, waaruit blijkt welke taken op een bepaald moment moeten worden verricht en wie voor uitvoering verantwoordelijk is.

e. Bestuursvergaderingen worden doorgaans bij tourbeurt bij de bestuursleden thuis gehouden. Het ontvangende bestuurslid heeft recht op een vergoeding per vergadering.
De hoogte van de vergoeding wordt vastgesteld door het bestuur.

f. Ter bestrijding van algemene kosten zoals verlichting, verwarming en autokosten ontvangt elk bestuurslid een jaarlijkse vergoeding. De hoogte van de vergoeding wordt vastgesteld door het bestuur.  Deze vergoeding wordt uitbetaald in de maand oktober.

g. Eén maal per verenigingsjaar mag het bestuur in een restaurant naar keuze, op kosten van de vereniging een werkvergadering houden in combinatie met een etentje.

 

6. Informatieblad

a. Ongeveer twee weken vóór aanvang van de eerste periode wordt aan elk lid een informatieblad gezonden. Het informatieblad wordt per e-mail verzonden aan de leden, die hun e-mail aan de vereniging hebben doorgegeven.

b. Standaard bevat dit blad een colofon met daarin de namen van de bestuursleden, trainers en contactpersonen, contributie, de locaties waar de trainingen plaatsvinden, de tijdstippen, etc.

c. Verder is het informatieblad bedoeld voor het opnemen van bestuursmededelingen, korte verslagen van evenementen of vergaderingen en interviews.

d. De redactie is in handen van het bestuurslid, dat belast is met PR zaken.

e. De adressering en verzending wordt verzorgd door de secretaris aan de leden, die geen e-mailadres hebben doorgegeven.

f. De leden, die hun contributie niet per automatische incasso betalen, ontvangen bij het orgaan een nota voor de verschuldigde contributie, eveneens zo veel mogelijk per e-mail.

 

7. Jubilea, lief en leed.

a. Het bestuurslid, dat representatie in de portefeuille heeft houdt aan de hand van het ledenregister bij, wie 25 jaar en 40 jaar lid is van de vereniging. De jubilaris ontvangt van het bestuur een felicitatiekaart.

b. Het bestuur heeft in “lief en leed” geen actieve taak. Een en ander wordt aan de trainingsgroep overgelaten. Het bestuur geeft op verzoek een financiële bijdrage. Een bijdrage moet betrekking hebben op:

-  langdurige ziekte

-  ongeval tijdens het trimuur

-  het overlijden van een lid
Per gebeurtenis vergoedt het bestuur een maximum bedrag na inlevering bij het bestuur van een kassabon. De hoogte van de maximumvergoeding wordt vastgesteld in de Algemene Vergadering.

8. Gymzalen.

a. De vereniging huurt gymzalen t.b.v. het houden van trainingen. Elk lid is gehouden de accommodatie te gebruiken volgens de regels, die door de verhuurder zijn opgesteld. Dit houdt in grote lijnen in, dat de zaal en de kleedkamers schoon worden achtergelaten en dat het stallen van fietsen en bromfietsen, binnen, niet is toegestaan.

 

9. Vervanging trainer.

Bij verhindering van de trainer zal geprobeerd worden vervanging te vinden. Mocht dat niet lukken zullen de groepen incidenteel zelf de training verzorgen.

 

10. Kascontrole.

De algemene vergadering wijst jaarlijks uit zijn midden twee leden aan, die binnen één maand ná afloop van het verenigingsjaar controle instellen op de financiële administratie van de penningmeester. Deze leden zijn vrij in het kiezen van de wijze, waarop zij de controle willen instellen. In ieder geval moet worden gecontroleerd of de ontvangsten en uitgaven op de juiste manier zijn geboekt en verantwoord. Daarnaast staat het deze leden vrij de penningmeester adviezen te geven over de inrichting van zijn administratie. Deze leden zijn niet bevoegd tijdens de controle kritiek te leveren op de rechtmatigheid van de gedane uitgaven. Wel kunnen zij deze kritiek uiten tijdens de eerstvolgende algemene vergadering. Van de ingestelde controle maken deze leden een verslag, dat ter beoordeling wordt voorgelegd aan de algemene vergadering, die in de maand oktober na afloop van het verenigingsjaar wordt gehouden.

De algemene vergadering wijst naast deze leden een reservelid aan. Dit lid neemt het jaar daarop automatisch de plaats in van één van de eerst benoemde leden. De algemene vergadering kiest vervolgens elk jaar een nieuw reservelid. De penningmeester houdt van alle aanwijzingen een schema bij en wel zodanig, dat elk aangewezen lid gedurende hooguit twee achtereenvolgende jaren de controle uitvoert.


Dit reglement is vastgesteld in de Algemene Vergadering van  15 oktober 2012.